V mnoha případech nemají pravomoci předsedy společenství vlastníků (SVJ) nebo výboru neomezené. Statutární orgán SVJ musí v mnoha situacích respektovat výlučnou působnost shromáždění, které rozhoduje o klíčových záležitostech.
Základem pro vymezení působnosti orgánů SVJ je ustanovení § 1208 občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.). Tento paragraf definuje záležitosti, o nichž může rozhodovat výhradně shromáždění vlastníků jednotek.
Mezi tyto záležitosti patří zejména:
Statutární orgán, tedy výbor nebo předseda, nemůže o těchto záležitostech rozhodnout samostatně. Například nemůže sám určit, kdo bude vykonávat správcovskou činnost.
Stanovy SVJ mohou do působnosti shromáždění zahrnout i další pravomoci nad rámec zákona. Je však důležité, aby tato rozšíření nezasahovala do běžného řízení SVJ statutárním orgánem. Příkladem může být rozhodování o výši záloh na služby nebo o datu jejich splatnosti. Naopak, stanovy nemohou umožnit zastupování SVJ navenek shromážděním.
Do působnosti shromáždění nelze zařadit záležitosti, které spadají do kompetence jednotlivých vlastníků jednotek, jako je například změna prohlášení vlastníka.
Zákon umožňuje, aby se shromáždění SVJ rozhodovalo i mimo své zasedání, tzv. korespondenčním hlasováním (per rollam), pokud si tuto možnost zakotví ve stanovách. Tato metoda je užitečná v případech, kdy není možné dosáhnout usnášeníschopnosti na řádném zasedání nebo v mimořádných situacích.
Pokud stanovy neumožňují hlasování per rollam, může svolavatel shromáždění po neúspěšném zasedání navrhnout korespondenční hlasování do jednoho měsíce. Některá rozhodnutí však nelze přijmout per rollam.
Při hlasování per rollam se vlastníci písemně vyjadřují k návrhu rozhodnutí. K přijetí rozhodnutí je vyžadován souhlas většiny hlasů všech vlastníků jednotek, pokud stanovy nevyžadují vyšší počet hlasů.
Statutární orgán, tedy výbor nebo předseda, má podle zákona:
Sem patří:
V této oblasti statutární orgán zastupuje SVJ navenek:
Při právních jednáních je nutné dodržet způsob jednání zapsaný ve veřejném rejstříku (obvykle podpis dvou členů výboru).
Statutární orgán také spravuje datovou schránku SVJ.
Zbytková působnost zahrnuje záležitosti, které nespadají do působnosti shromáždění a nejsou ani typickou činností výboru či předsedy.
V některých případech může statutární orgán rozhodovat samostatně, pokud nepřesáhne stanovený finanční limit. Týká se to nabývání, prodeje a zatěžování movitých věcí do 10 000 Kč ročně a oprav společných částí domu do 1 000 Kč na jednotku v jednotlivém případě. Stanovy mohou tyto limity navýšit, což je doporučené.
Každé společenství vlastníků má povinně dva typy orgánů: statutární orgán a shromáždění. Stanovy mohou zřídit i další orgány, například kontrolní komisi.
Nejvyšším orgánem SVJ je shromáždění, které tvoří všichni vlastníci jednotek. Počet hlasů každého vlastníka odpovídá velikosti jeho podílu na společných částech domu. Hlas společenství vlastníků, pokud je vlastníkem jednotky, se nepřihlíží.
Pro usnášeníschopnost a přijetí rozhodnutí je obvykle zapotřebí většina hlasů přítomných vlastníků, pokud stanovy nevyžadují kvalifikovanou většinu.
Statutárním orgánem je obvykle výbor, pokud stanovy neurčí jinak. Počet členů výboru není zákonem stanoven, typicky se jedná o tříčlenné výbory s lichým počtem členů pro snazší rozhodování.
Členem orgánu může být i osoba, která není členem společenství, pokud to stanovy umožňují. V některých případech si SVJ najímají profesionálního předsedu.
Statutární orgán je volen a odvoláván shromážděním. Pokud počet členů klesne pod polovinu, může soud jmenovat chybějící členy.
Kontrolní komise je nepovinný orgán, který dohlíží na činnost výboru. Může být kolektivní (minimálně tříčlenná) nebo jednočlenná.
Členové výboru SVJ mají zákonnou povinnost jednat s péčí řádného hospodáře. To znamená jednat s nezbytnou loajalitou, pečlivostí a s potřebnými znalostmi v zájmu společenství.
Pokud výbor způsobí SVJ škodu porušením svých povinností, je každý člen výboru povinen tuto škodu nahradit. Nový občanský zákoník zavádí domněnku nedbalosti, což klade na členy výboru vysoké nároky.
Výkon funkce člena výboru je náročný a často není finančně adekvátně ohodnocen. Přesto je nutné věnovat se jí s potřebnou péčí a v dostatečném čase.
Mezi častá pochybení členů výboru patří nezvládnuté schůze shromáždění, špatně domluvené zakázky, podcenění sporů nebo nedůrazné vymáhání pohledávek.
V případě nečinnosti nebo porušování povinností ze strany výboru se vlastníci mohou domáhat svých práv žalobou u soudu. Vznikne-li společenství újma, lze se domáhat náhrady škody.
Výbor má povinnost důsledně vymáhat pohledávky za dlužníky. To zahrnuje včasné upozornění, zaslání předžalobní výzvy a v případě potřeby podání žaloby na zaplacení.
Je nutné sledovat katastr nemovitostí a insolvenční rejstřík, zda na jednotku dlužníka není vedena exekuce nebo insolvenční řízení. V takových případech se musí SVJ včas přihlásit do řízení.
Pokud je na jednotku dlužníka nařízena exekuce, musí se SVJ připojit k exekučnímu řízení, aby se uspokojilo z výtěžku dražby. K tomu je nutný exekuční titul.
V případě insolvenčního řízení je důležité včas podat přihlášku pohledávky do stanovené lhůty. Doporučuje se nechat přihlášku vypracovat advokátem.
Výbor odpovídá za včasné opravy společných částí, dodržování bezpečnostních předpisů a pravidelné revize technických zařízení.
Je důležité věnovat pozornost pojištění domu a pojištění odpovědnosti statutárních orgánů.
SVJ jsou povinna udržovat aktuální zápisy ve veřejném rejstříku. To zahrnuje zejména:
Nesprávné nebo neaktuální zápisy mohou vést k pokutám.
Vzhledem k rostoucím nárokům na správu SVJ a nedostatku zájemců o funkci ve výboru se stále častěji objevuje možnost najmout si profesionálního předsedu nebo správce. Tito profesionálové přinášejí odborné znalosti a zkušenosti, což může vést k efektivnější správě domu.