V České republice dochází k významným změnám v oblasti elektronické komunikace a povinností pro bytová družstva a společenství vlastníků jednotek (SVJ). Tyto změny se týkají zejména zřizování datových schránek a provozu webových stránek.
Od 1. ledna 2023 se rozšiřuje okruh subjektů, kterým budou datové schránky zřizovány automaticky a bez žádosti. Mezi nově povinné uživatele patří i společenství vlastníků jednotek (SVJ). Tato změna se dotkne více než 72 tisíc SVJ v České republice.
Pro bytová družstva datové schránky již slouží delší dobu, zatímco pro SVJ, která si je dosud nezřídila dobrovolně, představují novinku. Novela zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ukládá všem SVJ povinnost komunikovat s úřady prostřednictvím datové schránky.
Datová schránka bude SVJ automaticky zřízena nejpozději do 31. března 2023, pokud ji ještě nemají. O zřízení budou statutární orgány informovány doporučeným dopisem, který bude obsahovat přihlašovací údaje a instrukce.
Datová schránka slouží jako elektronické úložiště pro doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci a fyzickými či právnickými osobami. Samotné zřízení datové schránky je zdarma a přihlásit se do ní lze elektronicky, například prostřednictvím bankovní identity nebo Identity občana.
Zpráva v datové schránce je považována za doručenou po deseti dnech od jejího uložení, i když se uživatel do schránky během této doby nepřihlásí. Bez investice do archivace zpráv však dochází k jejich automatickému smazání po 90 dnech od doručení.
Povinné zřízení datové schránky pro SVJ má přinést řadu benefitů, mezi které patří:
Ačkoliv zřízení datové schránky je zdarma, některé služby jsou zpoplatněny. Jedná se například o archivaci dokumentů nad 90 dnů, která stojí od 120 Kč ročně (do 20 zpráv) až po 29 500 Kč (do 5 000 zpráv). Další poplatky se vztahují na odesílání zpráv třetím institucím, což může zvýšit provozní náklady družstev a SVJ.
K dalším povinnostem patří například podávání daňového přiznání výhradně prostřednictvím datové schránky, jinak hrozí pokuta až 50 000 Kč.
Jednou z možných rizikových oblastí je nedostatečná počítačová gramotnost některých členů statutárních orgánů SVJ, zejména starších osob. To může vést k tomu, že někteří předsedové SVJ zvažují ukončení své funkce.
V červenci 2020 došlo k významné změně v úpravě svolávání členů družstev na členské schůze. V důsledku této novely již většina družstev není povinna zveřejňovat pozvánky na schůze na svých internetových stránkách, což v praxi znamená, že zaniká i povinnost tyto webové stránky vůbec zřizovat.
Před účinností novely zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (ZOK), která nabyla účinnosti 1. července 2020, § 636 ZOK ukládal povinnost svolavateli schůze zveřejnit pozvánku na internetových stránkách družstva nejméně patnáct dní před konáním schůze a ponechat ji zde uveřejněnou až do konání schůze. Z toho pro družstvo vyplývala povinnost mít zřízené webové stránky.
Současná úprava toto ustanovení zrušila a nahradila jej povinností zveřejnit pozvánku na informační desce umístěné v sídle družstva, která musí být přístupná každý všední den. Stanovy mohou určit, že informační deska bude zpřístupněna i na internetu, v takovém případě zde musí být zveřejněna i pozvánka na schůzi. Tato povinnost trvá i po přijetí novely ZOK pro bytová družstva, pro která je zveřejnění pozvánky na internetu zakotveno ve stanovách.
Ačkoliv zákon již přímo neukládá všem bytovým družstvům povinnost zřídit si webové stránky, jejich zřízení se stále doporučuje. Hlavním důvodem je, že webové stránky slouží jako důkaz o včasném a řádném zveřejnění pozvánky na členskou schůzi. Zveřejněním na internetových stránkách se pozvánka považuje za doručenou, což v případě sporu ulehčuje družstvu prokazování.
Webové stránky mohou zjednodušit správu družstva a komunikaci s členy. Na stránkách lze v uzavřené sekci pro členy zveřejňovat například podklady k projednávaným bodům, zápisy ze schůzí, stanovy, domovní řád nebo energetický průkaz.
Je důležité poznamenat, že společenství vlastníků jednotek (SVJ) nemají v současné době žádnou zákonnou povinnost zřizovat webové stránky.
Pro správu webových stránek bytových družstev se často využívají redakční systémy, jako je například WordPress, který je uživatelsky přívětivý a umožňuje snadnou vlastní správu.
Webové stránky by měly nabízet:
Je nezbytné dbát na to, aby na stránky byly vkládány pouze obrázky určené k volnému použití nebo k nimž má autor svolení.
tags: #bytova #druzstva #webovem #schranky