Veřejnými rejstříky jsou mimo jiné spolkový rejstřík, nadační rejstřík, rejstřík ústavů, rejstřík společenství vlastníků jednotek, obchodní rejstřík a rejstřík obecně prospěšných společností. Do veřejného rejstříku se zapisují zákonem stanovené údaje o právnických a fyzických osobách. Téměř všechny soukromoprávní právnické osoby musí být zapsány ve veřejném rejstříku, neboť tato služba slouží ke splnění zákonných povinností. Zápis, změnu nebo výmaz údajů (dále „zápis“) v rejstříku je třeba iniciovat bez zbytečného odkladu po vzniku rozhodné skutečnosti.
Zápis do veřejného rejstříku je nezbytný pro vznik právnické osoby různých forem, aby mohla tato osoba uzavírat právní jednání a nabývat práv a povinností. Rejstříkovými soudy jsou krajské soudy (s výjimkou Krajského soudu v Praze) a Městský soud v Praze. Stav zápisu ve veřejném rejstříku je stavem po právu platným pro všechny osoby, kterým není známo, že rejstříkový stav určitého již zapsaného subjektu není v souladu se skutečným právním stavem. To znamená, že zapisované osoby budou zavazovat taková právní jednání, která byla učiněna na základě skutečností zapisovaných ve veřejném rejstříku, i když neodpovídají skutečnému stavu. Například statutární orgán společnosti může zavazovat společnost k právním jednáním i po té, co již statutárním orgánem přestal být, pokud tato skutečnost nebyla zanesena do veřejného rejstříku a třetí osoba o tomto nevěděla.
Stav zapsaný ve veřejném rejstříku je účinný vůči třetím osobám ode dne jeho zveřejnění. Zapsaná osoba však může namítat, že třetí osoba o provedení zápisu věděla již dříve. Údaje a obsah listin, které se zakládají do sbírky listin, nemůže zapisovaná osoba namítat vůči třetím osobám do 16 dnů po zveřejnění, pokud třetí osoba prokáže, že se v tomto časovém úseku nemohla o zapsaných skutečnostech dozvědět. Není-li nějaká skutečnost do veřejného rejstříku zapsána, i když by zapsána být měla, nemůže zapisovaná osoba namítat skutečný stav proti třetí osobě, která jednala v důvěře v zapsaný stav.
Pokud dojde k faktické změně zapisovaných skutečností, je nutné iniciovat bez zbytečného odkladu změnu zápisu ve veřejném rejstříku tak, aby odpovídala skutečnému stavu. Délka lhůty "bez zbytečného odkladu" se hodnotí individuálně podle skutečnosti, která se má zapsat, a závisí především na možnosti opatření listin, které dokládají zapisovanou skutečnost, a jiných okolnostech na straně zapisovaných osob.
Je třeba zdůraznit, že služba se netýká pouze výše uvedených právnických a fyzických osob, ale všech osob, které doloží právní zájem na zápisu. Pokud totiž výše uvedené osoby nesplní povinnost na podání návrhu ve lhůtě 15 dnů ode dne, kdy jim tato povinnost vznikla, může se kdokoliv, kdo prokáže na zápise právní zájem, dožadovat provedení zápisu.
Návrh na prvozápis, změnu zapisovaných skutečností i výmaz je třeba podat zásadně na příslušném formuláři, který je k dispozici na internetových stránkách Ministerstva spravedlnosti. Formulář vyplňte elektronicky. Zákon nevyjmenovává všechny listiny, které je třeba doložit. Musíte taktéž doložit souhlas osob, které se zapisují do vložky dané obchodní korporace, pokud již takový souhlas neplyne z jiných listin, které jsou k návrhu připojeny. Není tak například nutné dokládat souhlas se zápisem společníků společnosti s ručením omezeným, kteří svůj souhlas dokládají uzavřením společenské smlouvy ve formě notářského zápisu. Je však třeba v tomto případě dokládat souhlas osob, které jsou statutárním orgánem. Musíte doložit právní důvod užívání prostor, kde obchodní korporace sídlí. Některé zapisované skutečnosti lze doložit pouze čestným prohlášením.
Vyplněný formulář následně stáhněte (ve formátu PDF) a zašlete příslušnému soudu. Můžete jej zaslat jak listinně, tak elektronicky. Příslušným soudem je krajský soud, v jehož obvodu se nachází sídlo zapisované právnické osoby, nebo bydliště zapisované fyzické osoby.
V případě, že měníte typ statutárního orgánu (z výboru na předsedu společenství vlastníků a naopak), je třeba změnit první položku předmětné části „Systém orgánů společnosti“. V případě, že je třeba změnit údaj o stávajícím členovi statutárního orgánu, zvolí se symbol tužky. Zapisované údaje o daném členovi se škrtnou a níže se předvyplní údaje o tomto členovi. Případné chyby v předvyplněných údajích lze opravit po zvolení příslušné položky. Dále je nutné vyplnit rodné číslo, rodné příjmení (jde-li o ženu), okres, místo a stát narození. Dále lze opravit či změnit adresu bydliště stávajícího člena.
Jestliže je nutné zapsat nově zvoleného člena statutárního orgánu (a to i tzv. staronového), vybere se symbol křížku, kterým dojde k výmazu celého údaje. Po výmazu je nutné vyplnit den zániku funkce, den zániku členství ve výboru a dát uložit. Mezi povinně vyplňované údaje u fyzické osoby patří jméno a příjmení, rodné číslo, státní příslušnost, rodné příjmení (jde-li o ženu), okres, místo a stát narození, adresu místa pobytu/bydliště a údaje o funkci ve statutárním orgánu. Funkcí je myšlena nejen funkce předsedy či místopředsedy výboru, ale i funkce člena výboru. Dále je třeba uvést den vzniku funkce a den vzniku členství. Za den vzniku členství a funkce ve statutárním orgánu se považuje den, který je určen stanovami jako den vzniku členství, resp. funkce.
Způsob jednání by měl být upraven ve stanovách. U předsedy společenství je způsob evidentní. U výboru zpravidla jedná navenek jeho předseda, a to buď sám nebo s dalším členem výboru. U právních jednání vyžadujících písemnou formu se v praxi často stanoví nutnost podpisu předsedy a dalšího člena výboru.
Je-li ve stanovách zřízena kontrolní komise, musí mít alespoň tři členy. Je nicméně možné ve stanovách zřídit jako kontrolní orgán funkci revizora. Společenství vlastníků nemá podle zákona kontrolní komisi jako "povinný orgán". Zároveň může mít ale orgány, které zákon přímo neupravuje. SVJ proto může mít revizora nebo kontrolní komisi (popř. další orgány). Tyto orgány musí být zakotveny ve stanovách a nesmí jim být svěřena působnost, která ze zákona náleží shromáždění (§ 1208 NOZ) a statutárnímu orgánu (tj. zastupovat společenství vlastníků navenek).
Pokud máte ve stanovách zakotvenou funkci revizora a vymezujete mu určitou působnost, nemusíte nutně "dovolit" další členy kontrolní komise. Pokud jej máte ustanovené a v zakládající listině uvedené, je potřeba jej do rejstříku zapsat.
K návrhu na zápis změn do rejstříku společenství vlastníků je nutné doložit následující:
Všechny přílohy je nutné připojit v jednom vyhotovení v originálu nebo alespoň v úředně ověřené kopii (v případě zasílání prostřednictvím datové schránky pak s doložkou autorizované konverze). Dále bude potřeba do rejstříku společenství vlastníků jednotek doplnit rodná čísla, místa narození a též i rodná příjmení nově zapisovaných osob.
Návrh lze podat příslušnému rejstříkovému soudu v listinné podobě nebo elektronicky. Podpis na návrhu na zápis změn v listinné podobě musí být úředně ověřen. Návrh na zápis změn v elektronické podobě musí být podepsán kvalifikovaným elektronickým certifikátem nebo zaslán prostřednictvím datové schránky.
V případě podání v listinné podobě lze doporučit vyhotovit kopii podání a na tuto kopii nechat vyznačit razítko podatelny příslušného soudu osvědčující podání předmětného návrhu. Pokud je návrh podáván v listinné podobě, připojují se k němu rovněž na médium (DVD, CD) dokumenty ve formátu .pdf, které se zakládají do sbírky listin.
S podáním návrhu na zápis změn je spojena poplatková povinnost. Ve smyslu zákona č. 549/1991 Sb. Od poplatků je osvobozen zápis skutečnosti do veřejného rejstříku provedený notářem.
V případě, že osoba zapsaná ve veřejném rejstříku neplní svou povinnost zapsat požadované skutečnosti do rejstříku či založit příslušné listiny do sbírky listin, rejstříkový soud ji nejprve vyzve ke zjednání nápravy či předložení skutečností a listin. Po marném uplynutí lhůty stanovené ve výzvě může rejstříkový soud udělit zapsané osobě pořádkovou pokutu, a to až do výše 100 000 Kč.
Neplní-li zapsaná osoba povinnost opakovaně nebo může-li takové neplnění mít závažné důsledky pro třetí osoby a je na tom právní zájem, může rejstříkový soud i bez návrhu zahájit řízení o zrušení právnické osoby s likvidací. Rejstříkový soud na tuto skutečnost zapsanou osobu upozorní a poskytne jí přiměřenou lhůtu k odstranění nedostatků.
Za neuposlechnutí výzvy se závažnými důsledky pro třetí osoby se považuje zejména nepředložení aktualizovaných listin podle § 66 písm. a) až c) a j) ZVR. Lze také upozornit na možnost uložení sankce za správní delikt podle § 37a odst. 1 písm. h) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v podobě pokuty do výše 3 % hodnoty aktiv; přestupek projednává příslušný finanční úřad. Neplnění povinností vůči veřejnému rejstříku lze též sankcionovat jako přestupek podle § 9 odst. 2 zákona č. 251/2016 Sb., o některých přestupcích; zde je příslušný obecní úřad obce s rozšířenou působností. Za určitých okolností může být také naplněna skutková podstata trestného činu (§ 254 zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník).
Obchodní korporace musí do Sbírky listin zakládat řádné a mimořádné účetní závěrky. Nesplní-li tuto svou povinnost za nejméně dvě po sobě jdoucí účetní období, rejstříkový soud může danou osobu vyzvat ke splnění povinnosti. V případě nesplnění se postupuje podle výše uvedeného postupu.
Je třeba upozornit na zákonné ručení člena statutárního orgánu spolku za splnění povinností ze závazku, z něhož je neaktivní spolek v důsledku vázán.
tags: #zapis #revizora #do #rejstriku #spolecenstvi #vlastniku